Komputer Dan Keamanan Sistem Informasi Akuntansi

BAB I

PENDAHULUAN

A.KOMPUTER DAN KEAMANAN

Salah satu aset perusahaan yang paling berharga saat ini adalah sistem informasi yang responsif dan berorientasi pada pengguna. Sistem yang baik dapat meningkatkan produktifitas, menurunkan jumlah persediaan yang harus dikelola, mengurangi kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan mempermudah pengambilan keputusan bagi manajemen serta mengkoordinasikan kegiatan dalam perusahaan. Oleh karena itu, audit atas pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi semakin dibutuhkan sehingga sistem yang dimiliki efektif dalam menyelesaikan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja. Disamping itu saat ini kesadaraan atas pentingnya pengendalian sistem informasi di kalangan manajemen perusahaan semakin tinggi.

B.MENGAPA MEMPELAJARI  KEAMANAN KOMPUTER?

Keamanan komputer atau dalam Bahasa Inggris computer security atau dikenal juga dengan sebutan cybersecurity atau IT security adalah keamanan infromasi yang diaplikasikan kepada komputer dan jaringannya. Computer security atau keamanan komputer bertujuan membantu user agar dapat mencegah penipuan atau mendeteksi adanya usaha penipuan di sebuah sistem yang berbasis informasi. Informasinya sendiri memiliki arti non fisik.

Keamanan komputer adalah suatu cabang teknologi yang dikenal dengan nama keamanan informasi yang diterapkan pada komputer. Sasaran keamanan komputer antara lain adalah sebagai perlindungan informasi terhadap pencurian atau korupsi, atau pemeliharaan ketersediaan, seperti dijabarkan dalam kebijakan keamanan.

Sistem keamanan komputer merupakan sebuah upaya yang dilakukan untuk mengamankan kinerja dan proses komputer. Penerapan computer security dalam kehidupan sehari-hari berguna sebagai penjaga sumber daya sistem agar tidak digunakan, modifikasi, interupsi, dan diganggu oleh orang yang tidak berwenang. Keamanan bisa diindentifikasikan dalam masalah teknis,manajerial, legalitas, dan politis. computer security akan membahas 2 hal penting yaitu Ancaman/Threats dan Kelemahan sistem/vulnerabillity.

Keamanan komputer memberikan persyaratan terhadap komputer yang berbeda dari kebanyakan persyaratan sistem karena sering kali berbentuk pembatasan terhadap apa yang tidak boleh dilakukan komputer. Ini membuat keamanan komputer menjadi lebih menantang karena sudah cukup sulit untuk membuat program komputer melakukan segala apa yang sudah dirancang untuk dilakukan dengan benar. Persyaratan negatif juga sukar untuk dipenuhi dan membutuhkan pengujian mendalam untuk verifikasinya, yang tidak praktis bagi kebanyakan program komputer. Keamanan komputer memberikan strategi teknis untuk mengubah persyaratan negatif menjadi aturan positif yang dapat ditegakkan.

Pendekatan yang umum dilakukan untuk meningkatkan keamanan komputer antara lain adalah dengan membatasi akses fisik terhadap komputer, menerapkan mekanisme pada perangkat kerasdan sistem operasi untuk keamanan komputer, serta membuat strategi pemrograman untuk menghasilkan program komputer yang dapat diandalkan.

B.RUMUSAN MASALAH

Komputer dan Keamanan Sistem Informasi Akuntasi

BAB II

PEMBAHASAN

|   Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan & ia dapat dikelola seperti halnya sumber lain.

|   IRM merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan system yang menghasilkan informasi yang berkualitas.

Definisi

IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Tipe-tipe dari sumber informasi :

Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.

Informasi sebagai sumber strategis

|  Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.

Caranya :

Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun system informai yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.  

|  Arus informasi antara perusahaan dan pelanggan :

§  Informasi yang menerangkan kebutuhan produk

§  Informasi yang menerangkan penggunaan produk

§  Informasi yang menerangkan kepuasan produk.

Keuntungan kompetitif dicapai apabila

• Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen
• Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya
• Pentingnya efisiensi operasional internal.

Organisasi Jasa Informasi

Jasa Informasi adalah area fungsional utama perusahaan. Para Spesialis Informasi diorganisasikan didalam jasa informasi dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain.

Model Sistem Informasi Sumber Daya Informasi

Pengertian :

Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan kepada para pemakai diseluruh perusahaan.

Subsistem Input :

1.      Sistem Informasi Akuntansi ; mengumpulkan data internal yang menjelaskan unit jasa informasi dan data lingkungan yang menjelaskan transaksi unit tersebut dengan para pemasoknya.

2.      Subsistem Riset Sumber Daya Informasi ; menjelaskan kegiatan yang terdiri dari proyek-proyek riset didalam perusahaan yang selanjutnya menentukan kebutuhan user dan kepuasan user.

3.      Subsistem Intelijen Sumber Daya Informasi ; menjelaskan fungsi yang berhubungan dengan pengumpulan informasi dan elemen-elemen di lingkungan perusahaan khususnya elemen-elemen yang berinteraksi dengan jasa informasi.

Elemen-elemen ini meliputi :

Ö   Pemerintah.

Ö   Pemasok.

Ö   Serikat Pekerja.

Ö    Masyarakat Global.

Ö    Pelanggan.

Ö    Pesaing.

Ö    Masyarakat Keuangan.

Ö    Pemegang Saham.

Subsistem Output :

1.      Subsistem Perangkat Keras ; menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat keras. Perangkat Lunak yang digunakan dalam subsistem ini dapat berupa query language, pembuatan laporan dan model matematika.

2.      Subsistem Perangkat Lunak ; menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat lunak. Output informasi terutama berbentuk jawaban atas database query dan laporan periodik.

3.      Subsistem Sumber Daya Manusia ; menyediakan informasi tentang para spesialis informasi perusahaan.

4.      Subsistem Data dan Informasi ; menyiapkan output yang menjelaskan sumber daya data dan informasi yang berada di database pusat.

5.      Subsistem Sumber Daya Terintegrasi ; menyatukan informasi yang menjelaskan sumber daya hardware, software, SDM serta data dan informasi.

  

Mencapai Kualitas Manajemen Jasa Informasi

Konsep TQM (Total Quality Management) sering diasosiasikan dengen proses manufaktur. Namun dasar yang sama dapat diterapkan pada produk dan jasa apapun termasuk yang ditawarkan oleh IS.

IOS (Interorganizational Information Sytems)

§    IOS merupakan system informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan.

§    IOS fasilitator bertugas :

Menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam system tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

CIO (Chief Information Officer)

§  Kepala bagian informasi ini, turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif.

§  Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM,Vice President SIM

§  Tugas CIO :

-                   Mempelajari bisnis & teknologinya

-                   Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen

-                   Fokus memperbaiki proses bisnis dasar

-                   Memperkirakan biaya system informasi dalam bisnis

-   Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpercaya.

Transformasi susunan strategis

§  Misi, tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan system.

§  Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM.

Keamanan Sistem

Keamanan Sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.

Tujuan-tujuan Keamanan ; dimaksudkan untuk mencapai 3 tujuan utama , yaitu :

1.      Kerahasiaan, perusahaan berusaha melindungi data dan informasi dari orang-orang yang tidak berhak.

2.      Ketersediaan, tujuan CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya.

3.      Integritas, semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang diwakilinya.

Pengendalian Akses ; dicapai melalui suatu proses 3 langkah, yang mencakup :

1.      Indentifikasi User.

2.      Pembuktian Keaslian User.

3.      Otorisasi User.

Strategi Pengulangan Biaya Manajemen Informasi

Strategi yang paling banyak dimanfaatkan adalah :

1.      Strategi Konsolidasi, dapat diikuti dengan mengurangi jumlah lokasi sumber daya informasi yang terpisah. Alasannya adalah sejumlah kecil pemusatan sumber daya yang besar dapat beroperasi lebih efisien dari pada banyak pemusatan sumber daya yang kecil.

2.      Downsizing, adalah transfer berbagai aplikasi berbasis komputer perusahaan dari konfigurasi peralatan besar, seperti mainframe ke platform yang lebih kecil seperti komputer mini. Dalam beberapa kasus, platform yang lebih kecil tetap berada dalam IS, dan dalam kasus lain ditempatkan di area pemakai. Pemindahan ke sistem yang kurang mahal tetapi penuh daya ini disebut Smartsizing. Keuntungan downsizing : sistem yang user friendly.

3.      Outsourcing, ukuran pemotongan biaya yang dapat berdampak lebih besar bagi IS dari pada downsizing adalah outsourcing. Outsourcing adalah mengkontrakkan keluar semua atau sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan.

Jasa-jasa yang ditawarkan Outsourcers mencakup :

q  Entry data dan pengolahan sederhana.

q  Kontrak pemrograman.

q  Manajemen fasilitas, operasi lengkap dari suatu pusat komputer.

q  Integrasi sistem, adalah kinerja semua tugas-tugas siklus hidup pengembangan sistem.

q  Dukungan operasi untuk pemeliharaan, pelayanan atau pemulihan dari bencana.

rusahaan.

Sumber  : msherawati.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/22041/tranbab8.doc

                 Pengembangan Author

                http://maulanau51.wordpress.com/2013/01/11/bab-viii-keamanan-dan-kontrol-sistem- 

                  informasi

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PIUTANG

by danukusumapraja

1. Pengertian piutang

Piutang merupakan suatu proses yang penting, yang dapat menunjukkan satu bagian yang besar dari harta likuid perusahaan.

Kieso dan Weygandt mendefinisikan pengertian piutang sebagai berikut : Receivables are claims held against customers and others for money, goods, or services. Sedangkan pengertian piutang menurut S.Hadibroto adalah : Piutang merupakan klaim terhadap pihak lain, apakah klaim tersebut berupa uang, barang atau jasa, untuk maksud akuntansi istilah dipergunakan dalam arti yang lebih sempit yaitu merupakan klaim yang diharapkan akan diselesaikan dengan uang. Penjelasan definisi di atas diketahui bahwa piutang secara luas diartikan sebagai tagihan atas segala sesuatu hak perusahaan baik berupa uang, barang maupun jasa atas pihak ketiga setelah perusahaan melaksanakan kewajibannya, sedangkan secara sempit

piutang diartikan sebagai tagihan yang hanya dapat diselesaikan dengan diterimanya uang di masa yang akan datang.

Pada umumnya piutang timbul ketika sebuah perusahaan menjual barang atau jasa secara kredit dan berhak atas penerimaan kas di masa mendatang, yang prosesnya dimulai dari pengambilan keputusan untuk memberikan kredit kepada langganan, melakukan pengiriman barang, penagihan dan akhirnya menerima pembayaran, dengan kata lain piutang dapat juga timbul ketika perusahaan memberikan pinjaman uang kepada perusahaan lain dan menerima promes atau wesel, melakukan suatu jasa atau transaksi lain yang menciptakan suatu hubungan dimana satu pihak berutang kepada yang lain seperti pinjaman kepada pimpinan atau karyawan. Piutang merupakan salah satu elemen yang paling penting dalam modal kerja suatu perusahaan. Sebagian piutang dapat dimasukkan dalam modal kerja yaitu bagian piutang yang terdiri dari dana yang diinvestasikan dalam produk yang terjual dan sebagian lain yang termasuk modal kerja potensial yaitu bagian yang merupakan keuntungan.

Piutang merupakan elemen modal kerja yang selalu dalam keadaan berputar secara terus menerus dalam rantai perputaran modal kerja yaitu Kas ——– persediaan —- piutang —— kas. Dalam keadaan normal dan dimana penjualan pada umumnya dilakukan dengan kredit, piutang mempunyai tingkat likuiditas yang lebih tinggi dari pada persediaan, karena perputaran dari piutang ke kas membutuhkan satu langkah, yang penting kebijaksanaan kredit yang efektif dan prosedur-prosedur penagihan untuk menjamin penagihan piutang yang tepat pada waktunya dan mengurangi kerugian akibat piutang tak tertagih.

2. Klasifikasi piutang

Pada umumnya piutang bersumber dari kegiatan operasi normal perusahaan yaitu penjualan kredit atas barang dan jasa kepada pelanggan, tetapi selain itu masih banyak sumber-sumber yang dapat menimbulkan piutang.

Smith and Skousen memberikan klasifikasi piutang terdiri atas “piutang dagang (trade receivables) dan piutang bukan dagang”.

Piutang dagang

a. Wesel tagih atau notes receivables

Wesel tagih ini didukung oleh suatu janji formal tertulis untuk membayar.

b. Piutang usaha atau accounts receivables

Piutang usaha merupakan piutang dagang yang tidak dijamin “rekening terbuka”. Piutang dagang merupakan suatu perluasan kredit jangka pendek kepada pelanggan. Pembayaran-pembayarannya biasanya jatuh tempo dalam tiga puluh sampai sembilan puluh hari. Perjanjian kreditnya merupakan persetujuan informal antara penjual dan pembeli yang didukung oleh dokumen-dokumen perusahaan yaitu faktur dan kontrak-kontrak penyerahan. Biasanya piutang dagang tidak mencakup bunga, meskipun bunga atau biaya jasa dapat saja ditambahkan bilamana pembayaran tidak dilakukan dalam periode tertentu, dengan kata lain piutang dagang merupakan tipe piutang paling besar.

Piutang bukan dagang

Piutang bukan dagang ini meliputi seluruh tipe piutang lainnya dan mempunyai beberapa transaksi-transaksi yaitu :

a. Penjualan surat berharga atau pemilik selain barang dan jasa.

b. Uang muka kepada pemegang saham, para direktur, pejabat, karyawan dan perusahaan-perusahaan affiliasi.

c. Setoran-setoran kepada kreditur, perusahaan kebutuhan umum dan instansi-instansi lainnya.

d. Pembayaran dimuka pembelian-pembelian.

e. Setoran-setoran untuk menjamin pelaksanaan kontrak atau pembayaran biaya.

f. Tuntutan atas kerugian atau kerusakan.

g. Saham yang masih harus disetor.

h. Piutang deviden dan bunga.

Piutang bukan dagang umumnya didukung dengan persetujuan-persetujuan formal dan secara tertulis. Piutang bukan dagang harus diikhtisarkan dalam perkiraan-perkiraan yang berjudul sesuai dan dilaporkan secara terpisah dalam laporan keuangan.

D. Sistem Informasi Akuntansi Penagihan Piutang

Penagihan piutang dari penjualan kredit dapat dilakukan melalui berbagai cara, antara lain :

1. Fungsi yang terkait dalam sistem penagihan piutang dari penjualan kredit.

2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang.

3. Sistem penagihan piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur.

Ad.1. Fungsi yang terkait dalam sistem penagihan piutang dari penjualan kredit

Fungsi yang terkait dalam sistem penagihan piutang dari penjualan kredit adalah :

a. Fungsi secretariat

Fungsi ini bertanggungjawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan atau remittance advice melalui pos dan para debitur perusahaan. Fungsi ini juga bertugas membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima bersama dari para debitur dan fungsi ini berada di tangan bagian sekretariat.

b. Fungsi penagihan

Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi dan fungsi ini berada di tangan bagian penagihan.

c. Fungsi kas

Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat atau fungsi penagihan dan menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh dan fungsi ini berada di tangan bagian kas.

d. Fungsi akuntansi

Fungsi ini bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang, dan fungsi ini berada di tangan bagian akuntansi.

e. Fungsi pemeriksa intern

Fungsi ini bertanggungjawab dalam melaksanakan perhitungan yang ada di tangan fungsi kas secara periodik, dan melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi, dan fungsi ini berada di tangan bagian pemeriksa intern.

Ad.2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang

Dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang adalah :

1) Surat pemberitahuan

2) Daftar surat pemberitahuan

3) Bukti setor bank

4) Kuitansi.

Surat pemberitahuan merupakan dokumen untuk memberitahu maksud pembayaran yang akan dilakukan. Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas. Bukti setor bank merupakan bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Kuitansi merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.

Ad.3. Sistem penagihan piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur

Sistem penagihan piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur adalah :

1) Penerimaan piutang mengirimkan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.

2) Bagian penagihan mengirimkan penagih untuk melakukan penagihan kepada debitur.

3) Bagian penagihan menerima cek atas nama dalam surat pemberitahuan dari debitur.

4) Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.

5) Bagian kas mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.

6) Bagian kas menyetor ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.

7) Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.

Sistem pengendalian intern yang baik mengharuskan agar semua penerimaan kas dari debitur harus dalam bentuk cek atas nama atau giro bilyet. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk uang tunai memberikan peluang kepada penagih untuk melakukan penyelewengan. Bentuk penerimaan kas melalui penagih perusahaan ini yang biasa dilaksanakan di Indonesia, sedangkan bentuk lain masih jarang dilakukan.

E. Prosedur Pengendalian dan Pemantauan atau Monitoring Piutang

1. Prosedur Pengendalian Piutang

Salah satu dari model struktur pengendalian intern terdiri dari tiga unsur dan lima unsur pokok struktur pengendalian intern adalah prosedur pengendalian dan pemantauan atau monitoring. Prosedur pengendalian adalah

Kebijakan dalam prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan system akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Prosedur pengendalian memiliki berbagai macam tujuan dan diterapkan dalam berbagai tingkat organisasi. Prosedur pengendalian dapat dikelompokkan ke dalam prosedur yang antara lain adalah :

a. Otorisasi yang semestinya atas transaksi dan kegiatan

b. Pemisahan tugas yang mengurangi kesempatan yang memungkinkan seseorang dalam posisi yang dapat melakukan dan sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidakberesan dalam pealksanaan tugasnya sehari-hari. Oleh karena itu, tanggung jawab untuk memberikan otorisasi transaksi, mencatat transaksi dan menyimpan aktiva perlu dipisahkan di tangan karyawan yang berbeda.

c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu pencatatan transaksi secara semestinya, misalnya dengan memantau penggunaan dokumen pengiriman barang yang bernomor urut tercetak.

d. Pengamanan yang cukup atas akses dan penggunaan aktiva perusahaan dan catatan, misalnya penetapan fasilitas yang dilindungi dan otorisasi untuk akses ke program dan arsip data komputer.

e. Pengecekan secara bebas atas pelaksanaan dan penilaian yang semestinya atas jumlah yang dicatat, misalnya pengecekan atas kerjaan klerikal, rekonsiliasi, pembandingan aktiva yang ada dengan pertanggungjawaban yang tercatat, pengawasan dengan menggunakan program komputer, penelaahan oleh manajemen atas laporan yang mengikhtisarkan rincian akun seperti saldo piutang yang dirinci menurut umur piutang dan penelaahan oleh pemakai atas laporan yang dihasilkan oleh komputer.

Berkaitan dengan pemakaian komputer dalam sistem informasi akuntansi dewasa ini, maka perusahaan harus menerapkan pengendalian di lingkungan sistem yang terkomputerisasi.

Winarno memberikan dua kategori pengendalian di lingkungan system terkomputerisasi adalah :

1) Pengawasan aplikasi (atau sering disebut juga dengan pengawasan transaksi) merupakan pengawasan yang dirancang untuk menjamin bahwa (1) semua transaksi sudah mendapat otorisasi dan (2) semua transaksi sudah dicatat, diklasifikasi, diproses dan dilaporkan dengan teliti dan benar.

2) Pengawasan umum, ditujukan untuk mengawasi berbagai prosedur, kegiatan atau aktiva yang tidak secara langsung tercakup dalam pengawasan aplikasi.

Dalam pengawasan aplikasi meliputi tiga jenis pengawasan yaitu :

• Pengawasan masukan

Pengawasan masukan yaitu pengawasan yang ditujukan untuk kegiatan pencatatan transaksi, dengan pengawasan ini diharapkan setiap transaksi dicatat dengan teliti, lengkap dan segera.

• Pengawasan proses atau pengawasan pengolahan.

Pengawasan proses atau pengawasan pengolahan dilakukan setelah data diinput, dengan pengawasan ini diharapkan data diolah secara teliti dan lengkap, file dan program yang digunakan sudah benar, dan semua transaksi dan catatan lainnya dapat ditelusuri dengan mudah. Pengawasan proses terdiri dari empat kategori yaitu :

• Cek logika proses atau processing logic checks

• Kontrol setiap proses atau run-to-run control

• Cek file dan program

• Keterkaitan telusuran audit atau audit trail lingkages.

• Pengawasan keluaran

Pengawasan keluaran dirancang untuk menjamin keluaran yang dihasilkan oleh sistem sudah lengkap, benar dan didistribusi ke pemakai yang berhak. Pengawasan ini meliputi dua kegiatan yaitu mengkaji hasil pengolahan dan pengawasan distribusi laporan.

Pengawasan umum dirancang untuk melengkapi pengawasan aplikasi. Pengawasan ini meliputi berbagai prosedur, kegiatan dan penggunaan aktiva yang belum tercakup dalam pengawasan aplikasi terdiri dari :

• Praktik manajemen yang sehat meliputi perencanaan, penganggaran, pemilihan karyawan dan pengawasan atau supervisi terhadap karyawan.

• Pengawasan operasional yang bertujuan meningkatkan efisiensi pekerjaan tiap karyawan. Pengawasan ini meliputi tiga tahapan yaitu penetapan standar teknis, penilaian prestasi dan pengambilan keputusan terutama sebagai tindakan korektif.

2. Monitoring Piutang

Monitoring merupakan proses untuk menilai dari pelaksanaan struktur pengendalian intern yang telah berjalan. Monitoring merupakan pemantauan yang dilaksanakan oleh personil yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut baik pada tahap desain maupun pengoperasian perusahaan, agar pada waktu yang tepat dapat menentukan apakah struktur pengendalian intern tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.

Kell et.al, mendefinisikan monitoring sebagai berikut : Monitoring is a process that accesses the quality of internal control structures performance over time. It involves by appropriate of the design operation of control on a suitable timely basis to determine that ICS is operating as intended and that it is modified as appropiate for changes in conditions.

Monitoring dapat dilakukan selama kegiatan berlangsung dan dapat dievaluasi secara periodik. Selama kegiatan berlangsung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas hasil penagihan piutang dilihat dari keluhan-keluhan yang diterima dari langganan seperti kesalahan billing, terlambatnya pengiriman barang atau kesalahan pembayaran di dalam lingkungan perusahaan sendiri. Oleh sebab itu,

perlu dilakukan pemantauan terhadap hasil kerja mereka biasanya dievaluasi secara periodik, karena manajemen akan melihat hasil laporan penjualan dan laporan penerimaan kas bulanan atau tahunan apakah sesuai dengan anggaran yang direncanakan. Pengendalian juga dilaksanakan oleh internal auditor, bila internal auditor mendapati kesalahan atau penyimpangan dalam pelaksanaan pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas, maka harus segera melaporkan kelemahan tersebut pada manajemen atau komite audit. Manajemen juga dapat menerima informasi dari pihak ekstern seperti bank atau akuntan publik tentang kelemahan struktur pengendalian intern penjualan kredit dan penagihan piutang dalam perusahaan. Informasi yang diterima dari berbagai pihak akan menjadi bahan pertimbangan bagi manajemen untuk memperbaiki pelaksanaan pengendalian intern selanjutnya sehingga dapat memperbesar hasil penjualan dan jumlah penerimaan kas perusahaan.

Dalam unsure-unsur pengendalian intern, monitoring masih merupakan hal baru bagi perusahaan-perusahaan di Indonesia, mungkin baru perusahaan-perusahaan besar yang menerapkannya. Namun sebenarnya kegiatan monitoring telah berjalan dengan sendirinya dalam suatu perusahaan. Perusahaan sering memonitoring pelaksanaan pengendalian intern hanya apabila telah terjadi kesalahan yang fatal dan merugikan perusahaan baik dari segi prosedur kerja maupun dari besarnya laba yang diinginkan sebagai tujuan akhir perusahaan.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

Jenis Penjualan  

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang  teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;

• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
• Penjualan Kombinasi  ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

Unit Organisasi yang terkait

Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1]  Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :

1. Bagian Order Penjualan
2. Bagian Otorita Kredit
3. Bagian Billing/Piutang
4. Bagian Stock & Delivery
5. Bagian Buku Besar
6. Bagian Pembelian
7. Bagian Gudang
8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik

Dokumen yang digunakan

1. Penawaran Harga  (PH)
2. Order Form  (OF)
3. Memo 
4. Purcahse Order (PO)
5. Surat Pengantar Supplier (SPS)
6. Berita Acara Penerimaan
7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
   1. 1 & 2 Tembusan pengiriman
   2. 3 Tembusan langganan
   3. 4.  Arsip bagian delivery
8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
9. Invoice/Faktur
   1. 1. Invoice
   2. 2. tembusan Piutang
   3. 3. tembusan Jurnal
   4. 4. arsip di bagian order penjualan
10. Faktur Pajak
    1. 1. Faktur Pajak
    2. 2. Arsip
    3. 3. Extra Copy
11. Kwitansi

Sumber daya

• Hardware         : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link

• Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan

Strukture Organisasi

• Melakukan konsolidasi

Sasaran

• Automatisasi  system akuntansi Penjualan
  • Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
  • Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
  • Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
  • Dll

Waktu yang diperlukan

• Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006

Biaya

• Konsultan/dokumentasi :  -
• Programmer                             :  -
• Pelatihan                                   :  -

Uraian Prosedur
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing

1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau  secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek  pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi  sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

Bagian Kredit

1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan  order
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

Bagian Stock & Delivery

1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

Bagian Gudang

1. Menerima Perintah/Permintaan Barang
2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang  kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
8. Meminta Lembar Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada  Invoice (melalui Kurir)
10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

Penjualan Barang Dari Stock Gudang

1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
5. Menyerahkan barang kepada customer
6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
7. Meminta Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada  bagian Invoice  (melalui Kurir)
9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)

Bagian Invoice/Faktur

1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
2. Menerbitkan faktur pajak.
3. Menerbitkan listing penjualan harian
4. Mendistribusikan Dokumen
   1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
   2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
   3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.

Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan  dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang

1. Menerima faktur lembar ke-2  & 3 dari bagian Invoice
2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
6. Membuat surat penagihan

B. Bagian buku besar
Bagian Jurnal Penjualan

1. Menerima copy list penjualan harian  yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal)  dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2. Menerima copy Faktur Pajak.
3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

Bagian Jurnal Pembelian

1. Menerima  Copy Po dari bagian pembelian
2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi  dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.