PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).
TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM

1. Usaha Persiapan
   1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
   2. Mengenal sistem lingkungan.
   3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

2.  Usaha Definisi
a. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.
Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :
1.  Mengevaluasi standar.

1. Membandingkan output dengan standar.
2. Mengevaluasi manajemen.
3. Mengevaluasi pemroses informasi.
4. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
5. Mengevaluasi proses.
6. Mengevaluasi sumber daya output.

3. Usaha Persiapan

1. Pertimbangan alternatif yang layak.
2. Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
3. Memilih solusi terbaik.
4. Menerapkan solusi.
5. Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :

1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.
2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker) :
a. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.
3.Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah ( Problem solver) :
a. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.
b. Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
PENDEKATAN SISTEM DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN
(SISTEM INFORMASI MANAJEMEN)

1. 1. A. Pemecahan masalah

Pentingnya pemecahan masalah Pentingny pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.

B. Pendekatan system

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university. Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.

1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternative
3. Membentuk penilaian

Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
Langkah-langkahnya adalah sbb:

1. Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3. Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

C. Upaya persiapan
1. Memendang perusahaan sebagai suatu system Mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem.
2.   Mengenal sistem lingkunganHubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting.
3.   Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk.
D. Upaya definisi
upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup
mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).Upaya definisi mencakup dua langkah:
1.1.         Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem itu dapat berupa perusahaan atau slah satu unitnya. Anais kemudian bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat.
1. 2.    Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.
Elemen satu = mengevaluasi standar.
Standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana,anggaran, dan kuota.
• Standar harus sah
• Standar harus realistis
• Standar harus dimengerti
• Standar harus terukur
Elemen dua = membandingkan output sistem dengan standar
Setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan standar.
Elemen tiga = mengevaluasi manajemen Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.
Elemen empat = mengevaluasi pengolahan informasi
Kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapakan.
Elemen lima = mengevaluasi input dan sumber daya input
Bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik.
Elemen enam = mengevaluasi proses transformasi
Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output.
Elemen tujuh = mengevaluasi sumber daya output Elemen masalah (dalam hal ini, manajemen ) harus dimengerti segera setelah teridentifikasi. Hakikat kekurangmampuan manajemen harus ditelusuri. Salah satu tugas yang paling pentign dihadapi oleh manajer adalah definisi masalah.
E. Upaya pemecahan
1. 1. Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.
1.  2. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi Semua alternatif harus di evaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.
1. 3. Memilih solusi terbaik Perlu memilih satu alternatif yang tampak paling baik.
1.  4. Menerapkan solusi Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik.
1.  5. Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.
F. Menelaah pendekatan system
Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman. Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan manajer sebelum pemecahan masalah dimulai.
G. Faktor-faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah
Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem sensing styles) mereka, yaitu :

• Penghindar masalah (problem avoider) Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.
• Pemecah masalah (problem solver) Manajer ini tidak mencari masalah juga dan juga tidak menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.
• Pencari masalah (problem seeker) manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya. Mengumpulkan informasi Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka :
• Gaya teratur (preceptive style) Manajer jenis ini mengikuti manajemen by exeption dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.
• Gaya menerima (receptive style) Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi. Menggunakan informasi
  Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :
• Gaya sistematis (systematic style) Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan.
• Gaya intuitif (intuitive style) Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuiakan dengan situas.

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM
1. Usaha Persiapan
Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
Mengenal sistem lingkungan.
Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
2. Usaha Definisi
Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.
Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :
1.  Mengevaluasi standar.

1. Membandingkan output dengan standar.
2. Mengevaluasi manajemen.
3. Mengevaluasi pemroses informasi.
4. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
5. Mengevaluasi proses.
6. Mengevaluasi sumber daya output.

3. Usaha Persiapan
ü Pertimbangan alternatif yang layak.
ü Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
ü Memilih solusi terbaik.
ü Menerapkan solusi.
ü Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :
1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.
2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker) :
a. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya
b. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.
3.Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah
( Problem solver) :
a. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.
b. Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
PEMECAHAN MASALAH
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi
yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan
keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap
masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan
tetapi pada konsekuensinya.







DAFTAR PUSTAKA


Soekanto Reksohadiprodjo, T. Hani Handoko, Organisasi Perusahaan, Yogyakarta, 1987.

Soekanto Reksohadiprodjo, Dasar-dasar Manajemen, BPFE, Yogyakarta, 1984.

T. Hani Handoko, Manajemen, BPFE & LMP2M-YKPN, Yogyakarta, 1984.